Мне мешают бумажки!

За несколько лет работы с документами, любой человек разрабатывает личную стратегию организации бумажных носителей. Но, чтобы действительно привести в порядок свои бумаги, потребуется много времени, так как документы хуже всего поддаются организации.

Почему сложно работать с бумагой?

Во-первых, любая рутинная работа, а работа с бумагой таковой и является, вызывает у человека скуку. Бумажные документы занимают совсем немного места, поэтому не удается увидеть эффект от работы с ними.

Документооборот представляет бесконечный процесс: ежедневно у нас на столе появляются все новые и новые бумаги. Со временем стопка вырастает в несколько раз, причем разбирать бумажные документы не так приятно глазам: черно-белый текст плохо воспринимается зрением.

Взяв в руки очередной бумажный документ, мы начинаем ломать голову, куда его положить, в какую стопку, на какую полку.

Правда, в работе с документами отмечается один интересный факт: большинство предпочитает браться за сортировку буаг, если есть более важные и не такие утомительные занятия.

Если вы привыкли откладывать на потом уборку собственного стола, то и замедление с сортировкой бумажных документов может привести к проблемам. Известно, что важные документы легко теряются в бумажном беспределе. Беспорядок в бумагах приводит к постоянному раздражению, вызывает неприятные чувства, человек злится на себя и на весь мир.

Чтобы успешно двигаться дальше и справляться с намеченными делами, следуйте простым правилам:

— заниматься приведением в порядок бумажных документов надо лишь тогда, когда вы разобрались с всеми остальными делами. Если вы поменяете местами разбор документов в своем компьютере и на столе, то, скорей всего, не сделаете ни того, ни другого. Вы убежите от этой работы при первой возможности! Сортировать бумаги – очень нудное занятие, вы отвлечетесь на что угодно, и дело не будет выполнено. Намного занимательней подстригать траву возле дома, чем перебирать бумаги. Поэтому переходите к своим бумагам лишь тогда, когда все дела переделаны – это залог того, что какая-нибудь мелочь не отвлечет вас.

— не стоит заниматься рассортировкой с небольшой пачкой бумаг. Важно видеть плоды своего труда, поэтому избавьтесь от ненужного хлама, разложите по местам солидные массивы: журналы, газеты и прочее. Вам станет легче на душе, когда вы увидите, сколько удалось перебрать. Наличие результата – хорошая мотивация к новой работе.

— не жалейте хлам, оставляйте только то, что может вам пригодиться. Некоторые люди хранят все подряд, так как не знают, что может пригодится. Проблема в том, что они не умеют принимать решения, не правильно определяют важность, поэтому страдают от того, что не могут найти нужный документ в этой куче хлама. Если вы все-таки не уверены, задайте себе вопрос: стоит ли хранить эту бумагу? В какой ситуации она может пригодиться? Не смогли дать ответ сразу же – выбросьте бумагу.

— следите за тем, чтобы каждый день ваше рабочее пространство очищалось от ненужных бумаг. Известно, что 8 из 10 бумаг вам никогда не пригодятся. Вы научитесь радоваться чистоте и порядку на рабочем месте, и это будет вашим стимулом для организации рабочего места. Сделав уборку бумаг своей привычкой, вы сможете всегда содержать рабочее пространство в порядке.

Человек, который откладывает работу с бумагами, превращает свой стол в захламленное место, где невозможно найти ничего! Две минуты в день, и хорошее настроение вам обеспечено! Ваши нервы будут в порядке, а результат не заставит себя ждать.