Золотые правила управления временем

Как организовать рабочий день, чтобы добиться максимального результата? Читайте о золотых правилах управления временем и меняйтесь к лучшему!

Правило первое

Создавайте рабочие блоки, в которые будут входить задачи, схожие по теме и способу осуществления. Больше всего времени у нас отнимает погружение в работу. Если человека часто отвлекают, он тратит определенные усилия на то, чтобы вникнуть в задачу и продолжить ее выполнение. Перерывы – это дополнительные траты времени и энергии. Старайтесь объединять работы в группы. Например, удобно отвечать на письма корреспондентов, обсуждать рабочие моменты с коллегами и совершать телефонные звонки в одно время.

Правило второе

Выбирайте время для затворничества. Каждый день надо на некоторое время отключаться от внешнего мира. Совет простой – повесьте на двери объявление, что прием возобновится с 14-00, снимите телефонную трубку и занимайтесь теми делами, которые требуют высокой концентрации внимания. Отрешенность от внешнего мира позволит вам в кратчайшие сроки справиться с самой сложной работой.

Правило третье

Планируйте время. Намечая переговоры или выполнение задач, отведите на это конкретные часы. Следите за тем, чтобы вы успевали укладываться в намеченные временные ориентиры. Иногда переговоры могут затягиваться на несколько часов и приносить минимальный результат. Согласитесь, тратить несколько часов в день на пустую болтовню – слишком расточительно!

У деловых встреч есть одна интересная особенность. Если переговоры запланированы на десять утра, то продлятся они до обеда. Причем, перенеся время встречи на более позднее время, например, на одиннадцать часов дня, вы удивитесь, но переговоры закончатся также не позднее обеденного перерыва. Наверное, это связано с тем, что каждый предвкушает вкусный перекус и не хочет задерживаться ни минуты на заседании.

Правило четвертое

Расставляем приоритеты. Вряд ли вам удастся переделать все запланированные дела, даже если вы будете выполнять их быстро и в намеченные сроки. Поэтому, чтобы не оказалось так, что вы успели перелопатить массу мелких дел, но самое важное оставили на закуску и в итоге не справились, расставляйте правильно приоритеты. Сознание того, что вы не успели выполнить важное задание, угнетает.

Правило пятое

Все, наверное, слышали о принципе Парето. Этот человек выяснил, что лишь двадцать процентов затраченных усилий приводит к результату и представляет особую ценность. Например, восемьдесят процентов успеха компании обеспечивается только двадцатью процентами покупателей. Даже в этой статье вы обнаружите лишь двадцать процентов полезной для себя информации. В любом деле есть те самые двадцать процентов, которые гарантируют успех. Осталось дело за малым – найти их!

Правило шестое

Пользуйтесь делегированием полномочий. Как известно, ни один человек не способен сделать столько работы, сколько за него сделают остальные. Если вы дорожите своим временем, не стоит взваливать на себя весь груз забот. Выполняйте только те задачи, которые не могут быть исполнены без вашего непосредственного участия. Если для конкретного дела не требуется высокой квалификации, его может выполнить любой сотрудник. Кроме того, у вас всегда есть возможность обучить другого человека. Это также значительно экономит время. Благодаря делегированию полномочий, вы успеете больше за меньшее время.

Полезно прибегать к услугам различных организаций, оказывающих платные услуги. На первый взгляд может показаться, что вы теряете деньги, но на деле легко определите, сколько времени сэкономили. Кроме того, расходы на платные услуги на стороне всегда меньше, чем содержание одного сотрудника в штате.

Правило седьмое

Это правило напоминает нарезание салями. Даже сам Эйнштейн говорил, что многие люди предпочитают колоть дрова, так как видят, что каждое действие приносит результат. Чаще всего мы уходим от выполнения больших задач именно по той причине, что получить результат в ту же минуту не представляется возможным. Такие задачи нередко попадают в «долгий ящик».

Разбивайте проекты на малые части. Выполняйте дела порционно. Желательно выделять на выполнение больших проектов по два часа каждый день. Достигая промежуточных результатов, человек видит, что его старания не проходят даром. Это стимулирует на выполнение оставшейся части проекта.

Правило восьмое

Ощущение успеха придет к вам, если начнете выполнять важные дела утром. Как часто случается, что через час после начала рабочего времени мы видим, как все планы сбиваются: отменяются назначенные встречи, появляются непредвиденные срочные дела.

Многие успешные предприниматели встают рано, чтобы до начала рабочего дня сделать как можно больше дел. Кроме того, это доказано и научно, что после пробуждения человеческий организм оптимально настроен на рабочий ритм. В это время наша голова свежа и готова быстро и качественно решать задачи. Успев в утренние часы сделать основные дела, мы чувствуем себя гораздо увереннее.

Правило девятое

Помните о биологических ритмах и старайтесь учитывать в рабочих планах колебания своей работоспособности. Вы неоднократно ощущали на себе, как в течение дня падает и поднимается работоспособность. Старайтесь замечать и запоминать такие моменты. Если вы почувствовали усталость, отложите важные дела, требующие высокой концентрации внимания. Займитесь рутинной работой. Когда чувствуете прилив сил, значит, пришло время провести совещание или деловую встречу, обсудить текущие проблемы с сотрудниками.

Учитывая все вышеприведенные правила, вы непременно справитесь со всем объемом работ и почувствуете себя удовлетворенным и полным сил.